«مجله اخلاق زیستی» حفظ پایدار سابقه علمی، قابلیت بررسی و بازتولید یافته‌های پژوهشی و صیانت از محرمانگی داده‌های پژوهش را از الزامات تمامیت علمی می‌داند. سیاست مجله در زمینه آرشیو و نگهداری داده‌ها، علاوه بر حفاظت از محتوای منتشرشده، ناظر بر نگهداری داده‌های اصلی پژوهش، مستندات تحلیل و سوابق فرایند داوری و انتشار در چارچوب شرایط ذیل است.

۱. آرشیو دائمی مقالات منتشرشده

تمام مقالات منتشرشده باید به‌صورت پایدار در سامانه رسمی مجله نگهداری شوند و دسترسی به سابقه علمی آنها حتی در صورت تغییر وب‌سایت، سامانه انتشار یا ساختار سازمانی مجله تا حد امکان حفظ شود. حفظ دائمی محتوای منتشرشده از اصول اساسی نشر الکترونیکی علمی است و ICMJE نیز استفاده از آرشیو مستقل یا مخزن معتبر و، در صورت امکان، نگهداری نسخه‌ها در بیش از یک آرشیو را توصیه می‌کند. 

نسخه‌های پیشین مقاله در صورت انتشار اصلاحیه، بازپس‌گیری یا انتشار نسخه جدید نباید بدون سابقه حذف شوند. سابقه تغییرات باید قابل ردیابی باشد و نسخه‌های قدیمی به‌وضوح به وجود نسخه جدیدتر یا اطلاعیه اصلاحی اشاره کنند.

۲. نگهداری سوابق فرایند انتشار

برای مقالات منتشرشده، نسخه اولیه ارسالی، نسخه‌های اصلاح‌شده، گزارش‌های داوری، مکاتبات تحریریه و تصمیمات مرتبط با فرایند انتشار باید حداقل سه سال نگهداری شوند و حسب الزامات قانونی یا سیاست دانشگاه می‌توان آنها را برای مدت طولانی‌تر حفظ کرد. دسترسی به این اطلاعات محدود به اشخاص مجاز بوده و اصول محرمانگی فرایند داوری باید در تمام مدت رعایت شود. 

در مورد مقالات ردشده، نگهداری یا حذف پرونده باید مطابق مقررات دانشگاه، الزامات قانونی و سیاست اعلام‌شده مجله انجام گیرد. ICMJE حذف نسخه‌های مقالات ردشده از سامانه را در صورت نبود الزام قانونی به نگهداری، رویه مطلوب می‌داند.

۳. مسئولیت نویسندگان در نگهداری داده‌های پژوهش

نویسندگان مسئول حفظ داده‌های اولیه پژوهش، داده‌های پردازش‌شده، روش‌ها و دستورهای تحلیلی، کدهای مورد استفاده و سایر مستنداتی هستند که نتایج مقاله بر آنها استوار است. این داده‌ها باید پس از انتشار مقاله برای حداقل ۱۰ سال نگهداری شوند، مگر آنکه مقررات ملی، مصوبه کمیته اخلاق، مؤسسه پژوهشی یا ماهیت داده، مدت طولانی‌تری را مقرر کرده باشد. این مدت با توصیه فعلی ICMJE مطابقت دارد. 

مجله می‌تواند در جریان داوری یا پس از انتشار و در صورت طرح پرسش درباره صحت، تمامیت یا قابلیت بازتولید نتایج، از نویسندگان درخواست کند داده‌ها و مستندات مرتبط را برای بررسی ارائه کنند.

۴. دسترس‌پذیری و اشتراک داده‌ها

در مقالات پژوهشی مبتنی بر داده، نویسندگان باید تا حد امکان مشخص کنند داده‌های پشتیبان یافته‌ها در کجا، تحت چه شرایطی و برای چه مدتی قابل دسترسی هستند. سپردن داده‌ها به مخازن معتبر علمی که برای آنها شناسه پایدار مانند DOI صادر می‌کنند، در موارد مقتضی توصیه می‌شود؛ زیرا این روش امکان دسترسی بلندمدت، استناد و بازاستفاده علمی را تقویت می‌کند. این رویکرد در سیاست‌های PLOS و Nature نیز مورد تأکید قرار گرفته است. 

در خصوص کارآزمایی‌های بالینی، مقاله باید دارای بیانیه اشتراک داده‌ها (Data Sharing Statement) باشد که مشخص کند چه داده‌هایی قابل اشتراک‌اند، چه اسناد تکمیلی در دسترس قرار می‌گیرند، داده‌ها از چه زمانی و تا چه مدت قابل دسترسی خواهند بود و شرایط و شیوه دسترسی به آنها چیست.

۵. داده‌های محرمانه و حساس

الزام به شفافیت داده‌ها نباید موجب نقض حریم خصوصی، محرمانگی، رضایت آگاهانه، حقوق مشارکت‌کنندگان یا الزامات قانونی و اخلاقی شود. داده‌های انسانی باید پیش از اشتراک عمومی به نحو مناسب ناشناس‌سازی شوند و در مواردی که حتی پس از ناشناس‌سازی احتمال شناسایی اشخاص وجود دارد، داده‌ها نباید به‌صورت عمومی منتشر شوند.

این موضوع در پژوهش‌های اخلاق زیستی، به‌ویژه مطالعات کیفی، مصاحبه‌ها، پرونده‌های پزشکی و پژوهش درباره گروه‌های آسیب‌پذیر اهمیت بیشتری دارد. در این موارد، نویسندگان باید محدودیت دسترسی را در «بیانیه دسترس‌پذیری داده‌ها» توضیح دهند و در صورت امکان، سازوکاری برای دسترسی کنترل‌شده و مشروع پژوهشگران واجد شرایط معرفی کنند. سیاست‌های PLOS نیز محدودیت‌های قانونی و اخلاقی را استثنای موجه بر اشتراک عمومی داده‌ها می‌داند. 

۶. تمامیت و امنیت داده‌ها

داده‌ها باید به شکلی نگهداری شوند که از از بین رفتن، تغییر غیرمجاز، دسترسی غیرمجاز یا افشای ناخواسته آنها جلوگیری شود. نگهداری داده‌های حساس صرفاً در ابزارهای شخصی یا محیط‌هایی که استانداردهای مناسب امنیت و محرمانگی ندارند توصیه نمی‌شود. نسخه پشتیبان، کنترل دسترسی و ثبت تغییرات باید متناسب با ماهیت و حساسیت داده‌ها مورد توجه قرار گیرد.

۷. اصلاح، بازپس‌گیری و حفظ سابقه علمی

در صورت اصلاح یا بازپس‌گیری مقاله، نسخه اصلی نباید صرفاً از سابقه علمی حذف شود؛ بلکه باید به‌وضوح مشخص شود که مقاله اصلاح یا بازپس‌گرفته شده است و اطلاعیه مربوط به آن به نسخه اصلی متصل باشد. این سیاست امکان ردیابی تحول سابقه علمی را حفظ می‌کند و با اصول ICMJE درباره نگهداری نسخه‌ها و کنترل تغییرات مطابقت دارد.